Conditions Générales de Ventes - The Black Fox
Le site www.the-black-fox.com est la propriété de Tailored Services & Solutions SRL, dont le siège est situé rue Picard 7/100, 1000 Bruxelles, et immatriculée sous le numéro 0707.554.127.The Black Fox est la marque dédiée à l’activité de conciergerie privée de la société.Notre mission : offrir à nos clients — professionnels comme particuliers — un accompagnement discret, personnalisé et rigoureusement orchestré, leur permettant de gagner du temps, d’accéder à l’exceptionnel, et de vivre leur quotidien avec davantage de sérénité.Les prestations peuvent être assurées directement par la Société ou par l’intermédiaire de partenaires sélectionnés avec exigence.
1.1 Les présentes Conditions Générales (les « CG ») encadrent l’ensemble des relations contractuelles entre The Black Fox (la « Société ») et toute personne physique ou morale (le « Client »), dans le cadre de la fourniture de prestations de conciergerie, d’abonnements ou de demandes ponctuelles.
1.2 Toute dérogation aux présentes CG doit faire l’objet d’un accord écrit préalable entre les parties.
1.3 Toute validation de commande, d’adhésion ou de prestation vaut acceptation pleine et entière des présentes CG, qui prévalent sur tout autre document émis par le Client.
1.4 Les CG sont mises à disposition sur le site www.the-black-fox.com, communiquées lors de toute nouvelle adhésion, et peuvent être transmises sur simple demande.
1.5 En cas de contradiction entre ces CG et un contrat ou accord spécifique conclu entre la Société et le Client, ce dernier prévaudra.
2.1 L’adhésion est requise pour toute souscription à un abonnement. Elle donne lieu à la création d’un compte membre personnel.
2.2 Le Client s’engage à fournir des informations exactes et à jour. Toute omission ou inexactitude peut entraîner le refus ou la suspension de l’adhésion.
2.3 La Société se réserve le droit de refuser une adhésion, sans justification, notamment si le profil ou la demande ne correspond pas à l’esprit ou aux exigences de la marque The Black Fox.
2.4 L’adhésion reste valide pendant toute la durée de l’abonnement et se renouvelle automatiquement à chaque reconduction de celui-ci. Elle prend fin à la date de résiliation de l’abonnement.
2.5 Une fois l’adhésion confirmée, la carte de membre numérique est transmise dans un délai maximum de 5 jours ouvrables.
2.6 L’adhésion est strictement personnelle. Toutefois, le Client peut autoriser un assistant ou un collaborateur à effectuer des demandes en son nom. Dans ce cas, il en demeure pleinement responsable.
2.7 Les frais d’adhésion, non remboursables, couvrent notamment :
- La création du compte membre
- La mise en place des accès personnalisés
- Les frais administratifs d’intégration
2.8 Montant des frais d’adhésion :
- Formules Essentiel et Elégance : 200 EUR HTVA
- Formule : 500 EUR HTVA (incluant les privilèges VIP)
2.9 En cas de réinscription dans un délai de 12 mois suivant une résiliation, les frais d’adhésion initiaux restent applicables.
2.10 Les demandes ponctuelles ne nécessitent pas d’adhésion. Toutefois, si le Client souscrit un abonnement dans les 6 mois suivant une demande ponctuelle, une réduction sur les frais d’adhésion peut lui être accordée.
3.1 Accès aux formules d'abonnementLes formules d'abonnement sont disponibles sur demande à l'adresse hello@the-black-fox.com. Une réponse personnalisée est apportée dans un délai maximum de 48 heures ouvrables.
3.2 Formules d'abonnement
La Société propose trois niveaux d'accompagnement, avec allocation horaire mensuelle dédiée selon la durée d'engagement choisie :
Formule Essentiel - 10 heures de conciergerie mensuelle
• Engagement 3 mois : 785,12 EUR/mois
• Engagement 6 mois : 743,80 EUR/mois
• Engagement 12 mois : 702,48 EUR/mois
Formule Élégance - 20 heures de conciergerie mensuelle
• Engagement 3 mois : 1 570,25 EUR/mois
• Engagement 6 mois : 1 487,60 EUR/mois
• Engagement 12 mois : 1 404,96 EUR/mois
Formule Signature - 50 heures de conciergerie mensuelle
• Engagement 3 mois : 4 710,74 EUR/mois
• Engagement 6 mois : 4 462,81 EUR/mois
• Engagement 12 mois : 4 214,88 EUR/mois
Plus l'engagement est long, plus le tarif mensuel est avantageux.
3.3 Heures supplémentairesLorsque l'allocation horaire mensuelle est épuisée, les heures supplémentaires bénéficient d'une tarification préférentielle selon la formule souscrite :
• Formule Essentiel : 78,51 EUR/heure HTVA
• Formule Élégance : 74,38 EUR/heure HTVA
• Formule Signature : 70,25 EUR/heure HTVA (privilège client premium)
3.4 Durée et renouvellementLes abonnements se renouvellent automatiquement à échéance pour une durée identique, sauf résiliation par écrit avec un préavis minimum de 30 jours calendrier.
3.5 Report d'heuresJusqu'à 30% des heures non utilisées au cours d'un mois peuvent être reportées sur le mois suivant. Les heures reportées demeurent valables pendant 6 mois, au-delà duquel elles expirent.
Privilège Signature : report possible jusqu'à 50% des heures mensuelles.
3.6 Définition et facturation d'un service
Un service correspond à une demande distincte du Client, quelle que soit sa complexité. La durée estimée à l'avance détermine la déduction horaire :
• Demande réalisée en moins de temps que prévu : seul le temps réellement consacré est déduit
• Demande dépassant l'estimation initiale : validation du Client requise avant poursuite
• Services complexes : décomposition possible en plusieurs demandes distinctes avec accord préalable
3.7 Services ponctuels (hors abonnement)
Pour les Clients non-abonnés, trois catégories de services sont proposées :
Service Simple (jusqu'à 2 heures) - 299 EUR HTVA - Exemples Réservations, coordination ponctuelle, accueil d'invités, mise en relation
Service Intermédiaire (jusqu'à 5 heures) - 499 EUR HTVA - Exemples Organisation d'événements, gestion logistique complexe, coordination multi-prestataires
Service Complexe (plus de 5 heures) - À partir de 499 EUR HTVA Tarification : 499 EUR + 95 EUR par heure supplémentaire ou 10 à 15% du coût total (minimum 1 000 EUR) - Exemples : voyages sur mesure, privatisations d'espaces, projets d'envergure
3.8 Offre "Welcome Experience"
Réservée aux nouveaux Clients, cette offre découverte permet de tester nos services pour un tarif préférentiel unique de 149 EUR HTVA.
• Valable uniquement lors de la première demande
• Pour un service simple ou intermédiaire
• Paiement anticipé et non remboursable
• Le Client accepte expressément que la prestation débute avant la fin du délai légal de rétractation
3.9 Services urgents et hors horairesUn supplément de 50% s'applique pour toute demande :
• Formulée moins de 24 heures à l'avance
• Requise en dehors des plages horaires habituelles
Privilège Signature : pas de supplément pour les demandes formulées entre 24h et 48h à l'avance.
3.10 Rôle et engagement de la Société
The Black Fox orchestre et coordonne l'ensemble des services via son réseau de partenaires rigoureusement sélectionnés.
Nous assumons la responsabilité de la qualité de la coordination et du respect de nos standards d'excellence.
Les prestations peuvent être assurées directement par The Black Fox ou par nos partenaires, tous sélectionnés selon nos critères d'exigence en matière de qualité, discrétion et professionnalisme.
4.1 Tous les tarifs indiqués par la Société s’entendent hors TVA, sauf mention contraire.
4.2 La Société se réserve la possibilité de proposer des tarifs personnalisés en fonction de la nature, du volume ou de la récurrence des demandes.
4.3 Le règlement des abonnements peut s’effectuer mensuellement ou annuellement, selon la préférence du Client.
4.4 Les factures sont payables dans un délai de 30 jours calendrier à compter de leur date d’émission.
4.5 En cas de retard de paiement, les pénalités suivantes s'appliquent automatiquement après une relance amiable de 15 jours :
- Intérêts de retard : 8 % par an
- Indemnité forfaitaire : 5 % du montant dû (minimum 100 EUR)
4.6 Certains services peuvent nécessiter le versement d’un acompte ou d’un dépôt (ex. : réservation de restaurant, privatisation, événement). En cas d’annulation dans les 24 h précédant la prestation, ces montants sont considérés comme non remboursables.
4.7 En l’absence de demande formulée par le Client ou en cas de refus répété des solutions proposées par la Société, l’abonnement reste intégralement dû.
4.8 Certains services incluent des prestations de nos partenaires référencés
(transport, restauration, hébergement, etc.). Ces frais sont systématiquement
validés par le Client avant engagement, et refacturés en toute transparence
selon les conditions de nos partenaires.
5.1 Lorsque le contrat est conclu à distance (par voie électronique, email ou téléphone), le Client dispose d’un droit de rétractation de 14 jours calendrier, conformément à la législation belge applicable.
5.2 Ce droit ne s’applique pas en cas de contrat conclu en présentiel ou à l’initiative directe du Client.
5.3 Le droit de rétractation devient caduc si le Client donne son accord pour que la prestation débute avant l’expiration du délai légal.
5.4 Toute prestation entamée durant cette période reste intégralement due, au prorata de ce qui a été exécuté jusqu’à la réception de la demande de rétractation.
5.5 Pour exercer ce droit, le Client doit adresser une demande écrite à :
reclamations@the-black-fox.com ou par courrier à :Tailored Services & Solutions SRL – rue Picard 7/100, 1000 Bruxelles
5.6 En cas de rétractation recevable, le remboursement est effectué dans un délai de 14 jours, par le même moyen de paiement que celui utilisé initialement.
6.1 Engagement qualité de la SociétéThe Black Fox est tenue à une obligation de moyens renforcée. Nous nous engageons à traiter chaque demande avec excellence, réactivité et professionnalisme, et à sélectionner exclusivement des partenaires qualifiés répondant à nos standards premium.
Nous ne pouvons toutefois être tenus responsables de la qualité d'exécution des prestations réalisées par nos partenaires (voir article 8).
6.2 Canaux de communicationLes demandes peuvent être adressées par le Client via les canaux suivants :
Par email : info@the-black-fox.com
Par téléphone : +32 471 14 41 39 ou via son interlocuteur dédié
Par courrier : rue Picard 7/100, 1000 Bruxelles
6.3 Obligations du Client
Le Client s'engage à fournir toutes les informations nécessaires et exactes à la bonne exécution de la demande. Toute omission ou erreur peut impacter la qualité du service et engager sa responsabilité.
6.4 Frais additionnels et validation
Certains services peuvent donner lieu à des frais additionnels (frais de traitement, honoraires de nos partenaires, prestations spécifiques). Ces frais sont systématiquement validés avec le Client avant engagement.
6.5 Prestations internes
The Black Fox se réserve le droit de réaliser certaines prestations en interne. Dans ce cas, nous appliquons les mêmes standards d'exigence que ceux attendus de nos partenaires.
6.6 Mandatement et représentation
À la demande du Client, The Black Fox peut conclure un contrat au nom de celui-ci avec un partenaire spécialisé. Le Client assume alors pleinement la responsabilité des engagements pris en son nom.
6.7 Sélection des prestations
The Black Fox se réserve le droit de refuser une demande si elle est irréalisable, incompatible avec les valeurs de la marque ou avec les ressources disponibles. Le Client est informé dans les meilleurs délais.
6.8 Processus de traitement d'une demande
Le Client adresse sa demande via un canal officiel (cf. 6.2)
Il précise l'objet, les délais et contraintes spécifiques
The Black Fox évalue la faisabilité et propose une solution adaptée
Une validation est sollicitée auprès du Client
La prestation débute une fois l'accord reçu et, le cas échéant, après règlement
6.9 Confidentialité
Toutes les informations partagées par le Client sont traitées de manière strictement confidentielle. Aucune donnée n'est transmise à un tiers, sauf nécessité d'exécution ou obligation légale.
6.10 Garanties de service
The Black Fox s'engage sur :
- Réactivité : réponse sous 48h ouvrées (demandes urgentes sous 24h)
- Suivi personnalisé : interlocuteur dédié pour chaque Client
- Standards premium : sélection rigoureuse des partenaires selon nos critères d'excellence
- Satisfaction : en cas d'insatisfaction avérée, service de remplacement ou crédit d'heures équivalent
6.11 Standards
The Black FoxTous nos partenaires sont sélectionnés selon nos critères d'excellence :
- Qualité de service reconnue dans leur domaine d'expertise
- Respect rigoureux des délais et engagements
- Discrétion et professionnalisme irréprochablesCapacité d'adaptation aux exigences premium
En cas de non-conformité à ces standards, The Black Fox intervient immédiatement pour correction ou remplacement.
7.1 Modification de prestations validées
Toute demande de modification d'un service validé doit être formulée par écrit, dans les meilleurs délais. The Black Fox évaluera la faisabilité de la modification et informera le Client des éventuels ajustements tarifaires. Si la modification s'avère impossible, la prestation initiale reste applicable dans les conditions convenues.
7.2 Conditions d'annulation
Le Client peut annuler une prestation selon les conditions suivantes :
- Délai de 48 heures ou plus avant la prestation : aucun frais
- Entre 24h et 48h avant la prestation : 25% du montant du service
- Moins de 24h ou service urgent : 75% du montant du service
Privilège Signature : délai privilégié de 24h sans frais d'annulation.
7.3 Modalités d'annulation
Toute annulation doit être transmise par écrit. En cas de prestation impliquant un partenaire spécialisé (restauration, transport, hébergement), les conditions spécifiques de ce dernier s'appliquent en complément. Les frais avancés ou engagés demeurent à la charge du Client.
7.4 Annulation par la Société
The Black Fox se réserve le droit d'annuler une prestation dans les cas suivants :
- Survenance d'un cas de force majeure
- Non-respect des présentes Conditions Générales
- Informations inexactes ou incomplètes fournies par le Client
Dans ce cas, la prestation non exécutée est remboursée, sauf si des frais tiers irréversibles ont été engagés.
7.5 Remboursements
Aucun remboursement ne pourra être exigé pour des prestations déjà exécutées ou commencées. Les frais engagés auprès de nos partenaires sont soumis à leurs propres conditions de remboursement.
The Black Fox informe systématiquement le Client des modalités applicables avant validation d'une commande engageante.
Les remboursements validés sont traités dans un délai de 14 jours ouvrables.
7.6 Évolution d'abonnement
Le Client peut demander une évolution de son abonnement en cours, soit vers une formule supérieure (upgrade), soit vers une formule inférieure (downgrade).
7.7 Upgrade d'abonnement
En cas d'upgrade, le changement prend effet immédiatement après confirmation. Le tarif est ajusté au prorata pour le reste de la période en cours. Aucun frais de traitement ne s'applique.
7.8 Downgrade d'abonnement
En cas de downgrade, deux options s'offrent au Client :
- Changement en fin de période contractuelle (sans frais)
- Changement immédiat avec ajustement prorata et frais de traitement de 150 EUR
Privilège Signature : downgrade immédiat sans frais de traitement. Aucun remboursement ne sera effectué pour les heures non utilisées dans la formule initiale.
7.9 Suspension temporaire d'abonnement
Sur demande motivée du Client, The Black Fox peut accepter la suspension de l'abonnement pour une durée de 1 à 3 mois maximum par période de 12 mois, sous réserve de validation par nos services.
Formules Essentiel et Élégance : frais de suspension de 100 EUR
Formule Signature : suspension gratuite (privilège client premium)
La durée de suspension prolonge d'autant la fin d'abonnement. Les heures non utilisées avant suspension sont conservées selon les modalités de l'article 3.5.
8.1 Périmètre d'intervention
The Black Fox agit en tant qu'orchestrateur entre le Client et ses partenaires spécialisés. Nous mettons tout en œuvre pour proposer des solutions fiables et coordonner leur exécution, mais ne garantissons pas la mise en relation dans tous les cas. Aucun dédommagement ne pourra être réclamé si aucun partenaire n'est disponible ou sélectionné.
8.2 Sélection et recommandations
Bien que The Black Fox sélectionne ses partenaires avec rigueur et fournisse des recommandations expertes, le choix final appartient toujours au Client. En conséquence, The Black Fox ne saurait être tenue responsable des conséquences liées à ce choix, sauf en cas de faute lourde ou de dol avéré.
8.3 Responsabilité coordination et partenaires
The Black Fox sélectionne ses partenaires selon des critères stricts de qualité, professionnalisme et fiabilité. En cas de dysfonctionnement imputable à un partenaire, nous mettons notre expertise et notre réseau à disposition pour faciliter la résolution et, dans la mesure du possible, proposer des alternatives.Toute réclamation relative à la qualité d'exécution d'une prestation par un partenaire peut être adressée à The Black Fox, qui utilisera son influence pour faciliter la recherche d'une solution amiable et satisfaisante.
8.4 Limitation de responsabilité
La responsabilité de The Black Fox, qu'elle soit contractuelle ou délictuelle, est strictement limitée aux montants effectivement payés par le Client depuis le début de la relation commerciale.Elle ne couvre en aucun cas les dommages indirects, les pertes d'opportunité, les atteintes à la réputation, ni les préjudices immatériels.
8.5 Obligation de moyens
The Black Fox est tenue à une obligation de moyens renforcée, et non de résultat. Nous nous engageons à mobiliser toutes les ressources nécessaires à la bonne exécution de nos prestations, dans le respect des délais, des contraintes et des objectifs définis avec le Client.
9.1 La Société ne pourra être tenue responsable d’un manquement ou d’un retard dans l’exécution de ses obligations lorsque celui-ci résulte d’un événement de force majeure, c’est-à-dire d’un événement imprévisible, irrésistible et indépendant de sa volonté.
9.2 Sont notamment considérés comme cas de force majeure :
- Pandémies, épidémies ou restrictions sanitaires gouvernementales
- Catastrophes naturelles ou conditions climatiques extrêmes
- Pénuries de main-d’œuvre ou d’énergie
- Grèves, blocages, conflits sociauxActes de guerre, troubles civils ou actes terroristes
- Toute autre situation rendant impossible, de manière temporaire ou définitive, l’exécution des obligations contractuelles
9.3 En cas de survenance d’un tel événement, la Société informera le Client dans les meilleurs délais, en précisant la nature du cas de force majeure et ses conséquences prévisibles sur la prestation.
9.4 La Société s’engage à tout mettre en œuvre pour limiter les conséquences du cas de force majeure et, dans la mesure du possible, proposer une solution alternative ou un report.
10.1 Le fait que nous n’exercions pas tout ou partie des droits et recours prévus par les présentes Conditions Générales ne constitue en aucun cas une renonciation à ces droits ou recours et n’affecte pas notre capacité à les invoquer ultérieurement.
11.1 Nous nous réservons le droit de céder ou sous-traiter tout ou partie de nos obligations à un tiers, sans que cela ne diminue les garanties accordées au Client.
12.1 Si une clause des présentes Conditions Générales est jugée nulle ou inapplicable, cela n’affectera pas la validité ou l’applicabilité des autres clauses, qui continueront à produire leurs effets.
13.1 Tout litige relatif à l’exécution des Services ou à l’interprétation des présentes Conditions Générales sera soumis exclusivement au Tribunal de l’entreprise compétent conformément à l’article 624 du Code judiciaire.
13.2 Le droit belge est exclusivement applicable.
13.3 Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales afin de nous conformer à des évolutions légales, techniques ou commerciales. Les modifications entreront en vigueur 30 jours après notification au Client par email ou publication sur notre site web. Les nouvelles Conditions Générales seront accessibles dans leur intégralité sur notre site web. Les versions précédentes resteront consultables pendant une durée de 12 mois.
13.4 En cas de désaccord, le Client pourra résilier son contrat sans frais dans les 30 jours suivant cette notification.
14.1 En tant que responsable de traitement, nous collectons et traitons les données personnelles du Client (nom, prénom, adresse, email, numéro de téléphone, coordonnées bancaires, etc.) conformément au Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).
14.2 Ces données sont traitées dans le cadre de la gestion de la relation client et de l’exécution des présentes Conditions Générales. Elles seront conservées uniquement le temps nécessaire à cette finalité.
14.3 Le Client dispose de droits sur ses données personnelles, notamment le droit d’accès, de rectification, d’effacement, d’opposition et de portabilité. Pour exercer ces droits, le Client peut nous contacter à l’adresse suivante : privacy@the-black-fox.com
15.1 The Black Fox traite chaque réclamation avec la plus haute priorité. Contactez directement votre interlocuteur dédié ou :
- Email prioritaire : reclamations@the-black-fox.com
- Téléphone : +32 471 14 41 39
- Courrier : rue Picard 7/100, 1000 Bruxelles
15.2 Engagement de réactivité :
- Accusé de réception : sous 4h ouvrées
- Première réponse : sous 24h ouvrées
- Résolution ou plan d'action : sous 72h ouvrées
15.3 En cas de persistance du différend, une solution amiable est systématiquement recherchée. Si souhaité, recours possible à une médiation ou aux tribunaux compétents (article 13).
